Модульная система электронного документооборота (СЭД) на базе Microsoft SharePoint, решение для цифровизации внешнего и внутреннего документооборота. Система позволяет отказаться от бумажных документов, структурировать документацию компании в едином хранилище, обеспечить совместную работу над документами, настроить понятные процессы обработки и согласования различных типов документов. С помощью решения вы сможете сократить временные затраты сотрудников, снизить юридические и финансовые риски, исключить потери важных документов и наладить контроль бизнес-процессов и исполнительской дисциплины.
Базовые возможности решения
- одновременная совместная работа с документами;
- встроенные визуальные редакторы;
- мультиязычность и автоперевод;
- голосовой ввод данных;
- разграничение прав доступа и защита информации;
- управление поручениями;
- «умный» поиск;
- lazy approval - согласование и обработка документов по e-mail, без входа в систему);
- доступ в систему в любом месте и с любого устройства.
Внедрение электронного документооборота возможно как на серверном оборудовании, так и в облаке, с предоставлением решения по SaaS-модели.
Договорной документооборот
Организационно-распорядительный документооборот
Юридически значимый электронный документооборот
Канцелярия
Электронный архив документов
Управление доверенностями
Преимущества решения «КОРУС Five| Документооборот»
- Решение класса enterprise, реализовано на базе полнофункциональной версии Microsoft SharePoint Server2016 с возможностью обновления до SharePoint 2019
- Работает на бизнес-процессах любой сложности
- Гибкие настройки для кастомизации под ваши требования
- Понятная и разумная ценовая политика
- Продуманная архитектура
- Дружественный современный интерфейс
- Легкое масштабирование системы
- Интегрируемость: как со всеми продуктовыми решениями Microsoft, так и системами других вендоров (ERP, CRM и др.)
Функциональные модули СЭД «КОРУС Five | Документооборот»
Договорной документооборот
- Обрабатывайте, согласовывайте, редактируйте и храните договоры в единой системе в электронном формате.
- Упорядочивайте процессы согласования договоров любой сложности - сделайте их быстрее и проще.
- Быстро находите, правильно заполняйте, связывайте друг с другом документы в системе – экономьте время сотрудников и исключите ошибки.
- Контролируйте сроки согласования и окончания действия договоров, внесенные изменения и исполнение поручений ответственными – ускоряйте процесс, снижайте финансовые и юридические риски.
- Объедините договорной документооборот и учетную систему - исключите несогласованные оплаты и финансовые потери
Функциональные возможности
- Единый структурированный реестр договоров
- Преднастроенные списки договоров под определенные бизнес-потребности (по статусу, по автору, ответственному, условиям оплаты и т.п.)
- Создание типовых договорных документов по шаблонам: система сама сформирует документ по предварительно внесенной информации
- Настройка параллельных, последовательных и смешанных маршрутов согласования
- Предзаполнение полей карточек (быстрый поиск и подбор контрагента, автозаполнение реквизитов)
- Настройка подсказок: показывают, какие именно данные вводить в каждое поле карточки
- Настройка связей: для консолидации всей информации по договору: контрагент, история оплат, входящие/исходящие, относящиеся к договору и другие данные
- Комментирование карточки документа пользователями системы
- Версионность документов с указанием времени и автора внесения изменений
- Добавление документов в избранное
- Подписка на обновления по документу
- Создание нового договора мгновенно (за 10 секунд) с помощью копирования данных
- Предзаполнение полей связанных с договором документов (доп. соглашение, корреспонденция)
- Формирование и делегирование поручений по обработке договора
- Напоминания и уведомления ответственных о поручениях, задачах, изменениях, сроках согласования и окончании действия договора
- Автоматическая пролонгация договоров
- Готовые коннекторы для интеграции с учетными системами (1С)
Организационно-распорядительный документооборот
- Переведите в электронный формат и автоматизируйте работу с внутренними документами компании: распорядительными (распоряжения, приказы, решения), нормативными (уставы, должностные инструкции, штатные расписания, правила внутреннего трудового распорядка, положения об охране труда), информационными.
- Храните организационно-распорядительную документацию в едином структурированном реестре – исключите потери документов, не тратьте время на долгий поиск в шкафах или папках на сервере.
- Регламентируйте и упорядочивайте процессы движения, согласования и подписания организационно-распорядительных документов, контролируйте исполнение поручений по ним.
- Своевременно и централизованно ознакомляйте сотрудников c приказами и распоряжениями и контролируйте ознакомление – обеспечьте исполнение внешних и внутренних регламентов об информировании.
- Контролируйте своевременный перевыпуск, актуализацию версионность и аннулирование организационно-распорядительных документов.
Функциональные возможности
- Единый структурированный реестр организационно-распорядительных документов
- Формирование типовых организационно-распорядительных документов по шаблонам
- Настройка параллельных, последовательных и смешанных маршрутов согласования: для различных типов документов
- Формирование листа согласования и утверждения организационно-распорядительного документа с возможностью последующей печати
- Автоматическое предзаполнение полей карточек: по виду документа, юр. лицу, срочности, организации (филиалу)
- Настройка подсказок: показывают, какие именно данные вводить в каждое поле карточки
- Настройка связей: для консолидации всей информации по организационно-распорядительному документу
- Комментирование карточки документа пользователями системы
- Автозаполнение данных при создании связанных карточек документов в карточке договора организационно-распорядительного документа
- Версионность документов с указанием времени и автора внесения изменений
- Формирование поручений к организационно-распорядительному документу
- Напоминания и уведомления ответственных о согласовании и поручениях по организационно-распорядительному документу
- Ознакомление сотрудников с приказами, распоряжениями и информационными документами с возможностью контроля ознакомления
- Автоформирование регистрационных номеров в зависимости от вида документа и юридического лица (филиал, дочерняя компания)
- Создание отменяющих и дочерних документов с автоматическим предзаполнением основной информации в карточке
- Контроль жизненного цикла документа по статусу, срокам действия, окончанию действия, уведомления ответственных об изменениях
Юридически значимый электронный документооборот
- Получайте, подписывайте электронной подписью и отправляйте контрагентам первичные документы – быстро, без затрат на бумагу и курьеров.
- Храните все документы в едином архиве, исключите риски потерь и долгие поиски
- Согласовывайте первичные документы во внутренней системе электронного документооборота, получайте и отправляйте их в вашу учетную систему - легко и удобно.
- Контролируйте в едином информационном пространстве все внешние и внутренние процессы по первичным документам - исключите риски переплат и штрафов.
- Согласовывайте и подписывайте договоры, обменивайтесь ими с контрагентами в электронном формате в единой системе – быстро и легко.
Функциональные возможности
- Получение документов в единую СЭД от различных провайдеров ЭДО (по умолчанию – «Контур.Диадок» и «Тензор.СБИС», от других операторов через роуминг)
- Возможность настройки внутренних процессов согласования под каждый тип документов с помощью визуального редактора
- Передача информации по согласованным документам в систему управленческого учета
- Передача информации о подписании/отказе в подписании документа провайдеру ЭДО
- Быстрое создание связей с договорами в системе
- Единый структурированный реестр договоров
- Подписание договоров электронной подписью
- Формирование типовых договорных документов по шаблонам
- Настройка параллельных, последовательных и смешанных маршрутов согласования
- Автоматическое заполнение полей карточек (быстрый поиск и подбор контрагента, автозаполнение реквизитов)
- Настройка подсказок (примечания к полям договора)
- Настройка связей документов друг с другом в рамках системы
- Комментирование карточки документа пользователями системы
- Автозаполнение данных при создании карточек связанных с договором документов (копия договора, дополнительное соглашение, исходящий документ)
- Версионность документов с указанием времени и автора внесения изменений
- Формирование и делегирование поручений по обработке договора
- Напоминания и уведомления ответственных о поручениях, изменениях, сроках согласования и окончании действия договора
- Автопролонгация договоров
- Защита договоров от несанкционированных изменений с использованием технологии Watermark (цифровой водяной знак)
- Интеграция внешнего договорного документооборота с учетной системой
Канцелярия
- Переведите обработку входящих/исходящих документов в цифровой формат - не тратьте время и ресурсы на транспортировку
- Регистрируйте и маршрутизируйте входящие/исходящие документы за несколько секунд – ускоряйте процессы обработки и формирования документов
- Ставьте поручения по входящим/исходящим документам и контролируйте исполнение
- Храните все входящие/исходящие в едином реестре – исключите потери, осуществляйте быстрый поиск
- Отслеживайте связи входящих/исходящих документов с другими документами и процессами – работайте в едином информационном поле
Функциональные возможности
- Единый структурированный реестр входящих/исходящих документов
- Формирование типовых исходящих документов по шаблонам
- Настройка параллельных, последовательных и смешанных маршрутов согласования, подписания исходящих документов
- Настройка маршрутов рассмотрения и визирования входящих документов
- Настройка подсказок: показывают, какие именно данные вводить в каждое поле карточки
- Настройка связей: для консолидации всей информации по входящим/исходящим документам
- Комментирование карточки документа пользователями системы
- Автозаполнение данных при создании связанных карточек документов в карточке входящего/исходящего документа (копия договора, дополнительное соглашение, исходящий документ);
- Версионность документов с указанием времени и автора внесения изменений
- Формирование поручений по обработке входящих и исходящих
- Напоминания и уведомления об изменениях, сроках обработки, согласования и подписания входящих/исходящих документов
- Напоминания и уведомления ответственных о поручениях
- Автоформирование регистрационных номеров в зависимости от вида документа и юр. лица (филиал, дочерняя компания)
- Ознакомление с входящими/исходящими документами с возможностью контроля просмотра сотрудниками
- Контроль жизненного цикла документа по статусу, срокам действия, окончании действия входящих\исходящих документов и уведомления ответственных
Электронный архив документов
- Наведите порядок в документах и не теряйте их: храните договорную, организационно-распорядительную, бухгалтерскую документацию централизованно в единой структурированной системе.
- Легко переносите документы в архив и возвращайте в оперативную базу, ведите учет.
- Быстро находите и выгружайте документы из архива.
- Управляйте сроками хранения документов в архиве.
- Разграничивайте права доступа и управляйте выдачей документов.
- Ведите архив в соответствии с нормами архивного хранения и учёта документов.
Функциональные возможности
- Единая консолидированная база архивных документов компании;
- Различные виды поиска документов по атрибутам: умный поиск по всем атрибутам карточки, возможность настраиваемого атрибутивного поиска (семантический или с помощью фильтров);
- Поиск по тексту документов;
- Запрос доступа на выдачу документов;
- Сохранение всех версий файлов и контроль версионности;
- История работы с документом: контроль просмотров и изменений
- Настойка различных уровней доступа к документам – по роли пользователя и типу документа
Управление доверенностями
- Храните все доверенности организации в единой структурированной базе;
- Согласовывайте и подписывайте доверенности в общем информационном пространстве;
- Отслеживайте актуальность информации и сроки действия доверенностей: система проконтролирует корректность личных данных, оповестит вас о необходимости перевыпуска доверенности;
- Экономьте время на ручном вводе данных, перевыпускайте и аннулируйте доверенности в автоматическом режиме: система автоматически заполнит доверенности данными сотрудников на основании информации из вашей HR-системы.
Функциональные возможности
- Единый структурированный реестр доверенностей;
- Формирование типовых доверенностей по шаблонам;
- Настройка параллельных, последовательных и смешанных маршрутов согласования и подписания доверенностей;
- Автоматическое заполнение полей карточек (быстрый поиск, подбор и автозаполнение реквизитов);
- Настройка связей: для консолидации всей информации по входящим/исходящим документам;
- Комментирование карточки документа пользователями системы;
- Автозаполнение данных при создании связанных карточек документов в карточке доверенности (копия договора, дополнительное соглашение, исходящий документ)
- Версионность документов с указанием времени и автора внесения изменений
- Формирование поручений по обработке входящих и исходящих
- Напоминания и уведомления об изменениях, сроках обработки, согласования и подписания доверенностей
- Возможность подписания доверенностей квалифицированной ЭП
- Настройка интеграции с внутренними HR-системами
- Автоматическое заполнение доверенностей персональными данными из HR-систем (при настроенной интеграции с HR-системами)
