• vk
  • twitter
  • facebook
  • telegram
  • korusconsulting

КОРУС|Документооборот

Cистема электронного документооборота (СЭД) на базе Microsoft SharePoint. Решение позволяет полностью автоматизировать документооборот и структурировать документацию в компании, обеспечить оптимальную совместную работу над документами, сократить временные издержки на коммуникации сотрудников, наладить оперативный контроль исполнения, создать единое хранилище документов.

Внедрение электронного документооборота возможно локально с использованием оборудования заказчика, в облаке с помощью Microsoft Azure, или в облаке с помощью Microsoft Office 365

Преимущества решения «КОРУС|Документооборот»

  • Предпосылки
  • Результаты
  • Риск потери важной документации
  • Большие потоки бумажных документов и невозможность осуществить по ним поиск нужной информации
  • Затянутые сроки выполнения работы и отсутствие оперативности принятия управленческих решений
  • Риск утечки конфиденциальной информации
  • Низкая исполнительская дисциплина сотрудников
  • Несоответствие международным, отраслевым и государственным стандартам
    • Все документы сохраняются в электронном хранилище документов
    • Эффективная система поиска по удобным расширенным фильтрам
    • Экономия времени более 60% на поиск, ожидание поступления, согласование, пересылку документов, составление отчетов
    • Безопасный доступ к данным внутри системы обеспечивается аутентификацией и разграничением прав пользователя
    • Эффективные механизмы контроля работ на всех этапах, что исключает риск невыполнения поручений
    • Технология документооборота отвечает всем требованиям, предъявляемым к ней со стороны нормативно-правовой базы, а также полностью оправдывает ожидания пользователей по функционалу и возможностям.

    Договорной документооборот

    • Управление и оперативный контроль за движением документов
    • Создание документа осуществляется путем заполнения карточки документа
    • Учет связанных документов
    • Создание документов по шаблонам
    • Учет версий документов с детализаций до точного времени внесения изменений и автора изменений
    • Автоматическое формирование поручений по обработке документа
    • Делегирование поручений
    • Маршрут согласования документа может изменяться в зависимости от основных атрибутов документа, таких, например, как сумма договора или тип/вид договора
    • Создание маршрутов документа с параллельным и последовательным согласованием
    • Ведение истории работы с документом
    • Защита документа с использованием технологии Watermark (цифровой водяной знак)
    • Расчет срока выполнения поручений осуществляется на основании календаря рабочего времени
    • Уведомления о поступивших поручениях по электронной почте
    • Формирование электронной отчетности по контрагентам/проектам в рамках договорных отношений
    • Мобильная версия приложения
    • Интеграция с внутренними информационными системами компании
    • Ведение нормативно-справочной информации

    Организационно-распорядительный документооборот

    • Управление и оперативный контроль за движением документов через личный кабинет пользователя
    • Обработка распорядительных и организационных документов 
    • Создание документов по шаблонам
    • Подготовка, согласование, подписание проекта документа
    • Рассылка документа на исполнение и ознакомление
    • Учет версий документов с детализаций до точного времени внесения изменений и автора изменений
    • Автоматическое формирование поручений по обработке документа
    • Делегирование поручений
    • Создание маршрутов документа с параллельным и последовательным согласованием
    • Учет связанных документов
    • Ведение истории работы с документом
    • Защита документа с использованием технологии Watermark (цифровой водяной знак)
    • Расчет срока выполнения поручений осуществляется на основании календаря рабочего времени
    • Уведомления о поступивших поручениях по электронной почте
    • Хранение в электронном архиве
    • Мобильная версия приложения
    • Интеграция с внутренней учетной системой компании
    • Ведение нормативно-справочной информации

    Канцелярия

    • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
    • Учет связанных документов
    • Отправка на ознакомление заинтересованным лицам
    • Автоматическое присвоение номера
    • Управление и оперативный контроль за движением документов через личный кабинет пользователя
    • Подготовка, согласование, подписание проекта документа
    • Рассылка документа на исполнение и ознакомление
    • Учет версий документов с детализаций до точного времени внесения изменений и автора изменений
    • Автоматическое формирование поручений по обработке документа
    • Делегирование поручений
    • Ведение истории работы с документом
    • Уведомления о поступивших поручениях по электронной почте
    • Хранение в электронном архиве
    • Мобильная версия приложения

    Юридически значимый электронный документооборот

    • Организация внешнего документооборота с контрагентами
    • Организация процесса внутреннего согласования документов
    • Придание документам юридической силы посредством подписания ЭЦП
    • Согласование бухгалтерских, проектных документов
    • Учет входящей и исходящей корреспонденции
    • Автоматическое архивирование документов

    Обработка различных типов документов, а именно:

    • Договоров/дополнительных соглашений
    • Актов выполненных работ
    • Счетов-фактур
    • Приказов/распоряжений/служебных записок/заявлений
    • Прайс-листов

    Электронный архив документов

    • Поддержка коллективной работы с документами
    • Создание поручений по работе с документами
    • Оперативный доступ к документам
    • Поддержка версионности документов
    • Обеспечение информационной безопасности путем разграничения прав доступа
    • Протоколирование действий пользователей, применение ЭЦП
    • Применение штрих-кодирования для идентификации документов и обеспечения связи между электронной и бумажной версиями документа

    Бюджетный контроль

    • Система охватывает следующие процессы:
      • Создание договора и/или дополнительных соглашений к нему (подробное описание представлено в модуле ДДО)
      • Проведение бюджетного контроля договоров
      • Создание заявки на расход и проведение ее бюджетного контроля на основе договора
      • Создание и согласование запросов на оплату на основе договора
      • Экспорт утвержденных запросов на оплату в учетную систему
      • Система позволяет в реальном времени отслеживать статусы заявок, платежей и бюджета
    • В системе ведутся основные справочники, такие как: контрагенты, реквизиты контрагентов, юридические лица, рабочий календарь, МВЗ, ЦФО, статьи затрат, которые могут быть синхронизированы с внутренними информационными системами Заказчика
    • Система позволяет в реальном времени отслеживать статусы заявок, платежей и бюджета
    • Учет версий документов с детализаций до точного времени внесения изменений и автора изменений
    • Автоматическое формирование поручений по обработке документа
    • Делегирование поручений
    • Ведение истории работы с документом
    • Уведомления о поступивших поручениях по электронной почте
    • Хранение в электронном архиве
    • Мобильная версия приложения

    Быстро

    Минимальные сроки внедрения

    Экономично

    Оптимальная стоимость

    Удобно и легко

    Простой интуитивно понятный интерфейс в стиле Microsoft Office

    Согласование документов из почты в 2 клика

    Возможность самостоятельной настройки и модификации собственными силами сотрудников

    Интегрируемо

    Полная интеграция системы со всеми продуктовыми решениями Microsoft

    Интеграция с корпоративными приложениями, включая ERP и СRM системы

    Готовы?

    Давайте начнем.

    «КОРУС Консалтинг» – ведущий партнер Microsoft в России по внедрению бизнес-решений. У нас лучшая команда, крупнейшая экспертиза и собственные готовые решения для каждого бизнеса.

    наверх

    рассчитать стоимость

    задать вопрос