• facebook
  • telegram
  • korusconsulting

КОРУС Five | Документооборот

Модульная система электронного документооборота (СЭД) на базе Microsoft SharePoint, решение для цифровизации внешнего и внутреннего документооборота. Система позволяет отказаться от бумажных документов, структурировать документацию компании в едином хранилище, обеспечить совместную работу над документами, настроить понятные процессы обработки и согласования различных типов документов. С помощью решения вы сможете сократить временные затраты сотрудников, снизить юридические и финансовые риски, исключить потери важных документов и наладить контроль бизнес-процессов и исполнительской дисциплины.

Базовые возможности решения

  • одновременная совместная работа с документами;
  • встроенные визуальные редакторы;
  • мультиязычность и автоперевод;
  • голосовой ввод данных;
  • разграничение прав доступа и защита информации;
  • управление поручениями;
  • «умный» поиск;
  • lazy approval - согласование и обработка документов по e-mail, без входа в систему);
  • доступ в систему в любом месте и с любого устройства.

Внедрение электронного документооборота возможно как на серверном оборудовании, так и в облаке, с предоставлением решения по SaaS-модели.

Договорной документооборот
Организационно-распорядительный документооборот
Юридически значимый электронный документооборот
Канцелярия
Электронный архив документов
Управление доверенностями

Преимущества решения «КОРУС Five| Документооборот»

  • Решение класса enterprise, реализовано на базе полнофункциональной версии Microsoft SharePoint Server2016 с возможностью обновления до SharePoint 2019
  • Работает на бизнес-процессах любой сложности
  • Гибкие настройки для кастомизации под ваши требования
  • Понятная и разумная ценовая политика
  • Продуманная архитектура
  • Дружественный современный интерфейс
  • Легкое масштабирование системы
  • Интегрируемость: как со всеми продуктовыми решениями Microsoft, так и системами других вендоров (ERP, CRM и др.)

Функциональные модули СЭД «КОРУС Five | Документооборот»

Договорной документооборот

  • Обрабатывайте, согласовывайте, редактируйте и храните договоры в единой системе в электронном формате.
  • Упорядочивайте процессы согласования договоров любой сложности - сделайте их быстрее и проще.
  • Быстро находите, правильно заполняйте, связывайте друг с другом документы в системе – экономьте время сотрудников и исключите ошибки.
  • Контролируйте сроки согласования и окончания действия договоров, внесенные изменения и исполнение поручений ответственными – ускоряйте процесс, снижайте финансовые и юридические риски.
  • Объедините договорной документооборот и учетную систему - исключите несогласованные оплаты и финансовые потери

Функциональные возможности

  • Единый структурированный реестр договоров
  • Преднастроенные списки договоров под определенные бизнес-потребности (по статусу, по автору, ответственному, условиям оплаты и т.п.)
  • Создание типовых договорных документов по шаблонам: система сама сформирует документ по предварительно внесенной информации
  • Настройка параллельных, последовательных и смешанных маршрутов согласования
  • Предзаполнение полей карточек (быстрый поиск и подбор контрагента, автозаполнение реквизитов)
  • Настройка подсказок: показывают, какие именно данные вводить в каждое поле карточки
  • Настройка связей: для консолидации всей информации по договору: контрагент, история оплат, входящие/исходящие, относящиеся к договору и другие данные
  • Комментирование карточки документа пользователями системы
  • Версионность документов с указанием времени и автора внесения изменений
  • Добавление документов в избранное
  • Подписка на обновления по документу
  • Создание нового договора мгновенно (за 10 секунд) с помощью копирования данных
  • Предзаполнение полей связанных с договором документов (доп. соглашение, корреспонденция)
  • Формирование и делегирование поручений по обработке договора
  • Напоминания и уведомления ответственных о поручениях, задачах, изменениях, сроках согласования и окончании действия договора
  • Автоматическая пролонгация договоров
  • Готовые коннекторы для интеграции с учетными системами (1С)

Организационно-распорядительный документооборот

  • Переведите в электронный формат и автоматизируйте работу с внутренними документами компании: распорядительными (распоряжения, приказы, решения), нормативными (уставы, должностные инструкции, штатные расписания, правила внутреннего трудового распорядка, положения об охране труда), информационными.
  • Храните организационно-распорядительную документацию в едином структурированном реестре – исключите потери документов, не тратьте время на долгий поиск в шкафах или папках на сервере.
  • Регламентируйте и упорядочивайте процессы движения, согласования и подписания организационно-распорядительных документов, контролируйте исполнение поручений по ним.
  • Своевременно и централизованно ознакомляйте сотрудников c приказами и распоряжениями и контролируйте ознакомление – обеспечьте исполнение внешних и внутренних регламентов об информировании.
  • Контролируйте своевременный перевыпуск, актуализацию версионность и аннулирование организационно-распорядительных документов.

Функциональные возможности

  • Единый структурированный реестр организационно-распорядительных документов
  • Формирование типовых организационно-распорядительных документов по шаблонам
  • Настройка параллельных, последовательных и смешанных маршрутов согласования: для различных типов документов
  • Формирование листа согласования и утверждения организационно-распорядительного документа с возможностью последующей печати
  • Автоматическое предзаполнение полей карточек: по виду документа, юр. лицу, срочности, организации (филиалу)
  • Настройка подсказок: показывают, какие именно данные вводить в каждое поле карточки
  • Настройка связей: для консолидации всей информации по организационно-распорядительному документу
  • Комментирование карточки документа пользователями системы
  • Автозаполнение данных при создании связанных карточек документов в карточке договора организационно-распорядительного документа
  • Версионность документов с указанием времени и автора внесения изменений
  • Формирование поручений к организационно-распорядительному документу
  • Напоминания и уведомления ответственных о согласовании и поручениях по организационно-распорядительному документу
  • Ознакомление сотрудников с приказами, распоряжениями и информационными документами с возможностью контроля ознакомления
  • Автоформирование регистрационных номеров в зависимости от вида документа и юридического лица (филиал, дочерняя компания)
  • Создание отменяющих и дочерних документов с автоматическим предзаполнением основной информации в карточке
  • Контроль жизненного цикла документа по статусу, срокам действия, окончанию действия, уведомления ответственных об изменениях

Юридически значимый электронный документооборот

  • Получайте, подписывайте электронной подписью и отправляйте контрагентам первичные документы – быстро, без затрат на бумагу и курьеров.
  • Храните все документы в едином архиве, исключите риски потерь и долгие поиски
  • Согласовывайте первичные документы во внутренней системе электронного документооборота, получайте и отправляйте их в вашу учетную систему - легко и удобно.
  • Контролируйте в едином информационном пространстве все внешние и внутренние процессы по первичным документам - исключите риски переплат и штрафов.
  • Согласовывайте и подписывайте договоры, обменивайтесь ими с контрагентами в электронном формате в единой системе – быстро и легко.

Функциональные возможности

  • Получение документов в единую СЭД от различных провайдеров ЭДО (по умолчанию – «Контур.Диадок» и «Тензор.СБИС», от других операторов через роуминг)
  • Возможность настройки внутренних процессов согласования под каждый тип документов с помощью визуального редактора
  • Передача информации по согласованным документам в систему управленческого учета
  • Передача информации о подписании/отказе в подписании документа провайдеру ЭДО
  • Быстрое создание связей с договорами в системе
  • Единый структурированный реестр договоров
  • Подписание договоров электронной подписью
  • Формирование типовых договорных документов по шаблонам
  • Настройка параллельных, последовательных и смешанных маршрутов согласования
  • Автоматическое заполнение полей карточек (быстрый поиск и подбор контрагента, автозаполнение реквизитов)
  • Настройка подсказок (примечания к полям договора)
  • Настройка связей документов друг с другом в рамках системы
  • Комментирование карточки документа пользователями системы
  • Автозаполнение данных при создании карточек связанных с договором документов (копия договора, дополнительное соглашение, исходящий документ)
  • Версионность документов с указанием времени и автора внесения изменений
  • Формирование и делегирование поручений по обработке договора
  • Напоминания и уведомления ответственных о поручениях, изменениях, сроках согласования и окончании действия договора
  • Автопролонгация договоров
  • Защита договоров от несанкционированных изменений с использованием технологии Watermark (цифровой водяной знак)
  • Интеграция внешнего договорного документооборота с учетной системой

Канцелярия

  • Переведите обработку входящих/исходящих документов в цифровой формат - не тратьте время и ресурсы на транспортировку
  • Регистрируйте и маршрутизируйте входящие/исходящие документы за несколько секунд – ускоряйте процессы обработки и формирования документов
  • Ставьте поручения по входящим/исходящим документам и контролируйте исполнение
  • Храните все входящие/исходящие в едином реестре – исключите потери, осуществляйте быстрый поиск
  • Отслеживайте связи входящих/исходящих документов с другими документами и процессами – работайте в едином информационном поле

Функциональные возможности

  • Единый структурированный реестр входящих/исходящих документов
  • Формирование типовых исходящих документов по шаблонам
  • Настройка параллельных, последовательных и смешанных маршрутов согласования, подписания исходящих документов
  • Настройка маршрутов рассмотрения и визирования входящих документов
  • Настройка подсказок: показывают, какие именно данные вводить в каждое поле карточки
  • Настройка связей: для консолидации всей информации по входящим/исходящим документам
  • Комментирование карточки документа пользователями системы
  • Автозаполнение данных при создании связанных карточек документов в карточке входящего/исходящего документа (копия договора, дополнительное соглашение, исходящий документ);
  • Версионность документов с указанием времени и автора внесения изменений
  • Формирование поручений по обработке входящих и исходящих
  • Напоминания и уведомления об изменениях, сроках обработки, согласования и подписания входящих/исходящих документов
  • Напоминания и уведомления ответственных о поручениях
  • Автоформирование регистрационных номеров в зависимости от вида документа и юр. лица (филиал, дочерняя компания)
  • Ознакомление с входящими/исходящими документами с возможностью контроля просмотра сотрудниками
  • Контроль жизненного цикла документа по статусу, срокам действия, окончании действия входящих\исходящих документов и уведомления ответственных

Электронный архив документов

  • Наведите порядок в документах и не теряйте их: храните договорную, организационно-распорядительную, бухгалтерскую документацию централизованно в единой структурированной системе.
  • Легко переносите документы в архив и возвращайте в оперативную базу, ведите учет.
  • Быстро находите и выгружайте документы из архива.
  • Управляйте сроками хранения документов в архиве.
  • Разграничивайте права доступа и управляйте выдачей документов.
  • Ведите архив в соответствии с нормами архивного хранения и учёта документов.

Функциональные возможности

  • Единая консолидированная база архивных документов компании;
  • Различные виды поиска документов по атрибутам: умный поиск по всем атрибутам карточки, возможность настраиваемого атрибутивного поиска (семантический или с помощью фильтров);
  • Поиск по тексту документов;
  • Запрос доступа на выдачу документов;
  • Сохранение всех версий файлов и контроль версионности;
  • История работы с документом: контроль просмотров и изменений
  • Настойка различных уровней доступа к документам – по роли пользователя и типу документа

Управление доверенностями

  • Храните все доверенности организации в единой структурированной базе;
  • Согласовывайте и подписывайте доверенности в общем информационном пространстве;
  • Отслеживайте актуальность информации и сроки действия доверенностей: система проконтролирует корректность личных данных, оповестит вас о необходимости перевыпуска доверенности;
  • Экономьте время на ручном вводе данных, перевыпускайте и аннулируйте доверенности в автоматическом режиме: система автоматически заполнит доверенности данными сотрудников на основании информации из вашей HR-системы.

Функциональные возможности

  • Единый структурированный реестр доверенностей;
  • Формирование типовых доверенностей по шаблонам;
  • Настройка параллельных, последовательных и смешанных маршрутов согласования и подписания доверенностей;
  • Автоматическое заполнение полей карточек (быстрый поиск, подбор и автозаполнение реквизитов);
  • Настройка связей: для консолидации всей информации по входящим/исходящим документам;
  • Комментирование карточки документа пользователями системы;
  • Автозаполнение данных при создании связанных карточек документов в карточке доверенности (копия договора, дополнительное соглашение, исходящий документ)
  • Версионность документов с указанием времени и автора внесения изменений
  • Формирование поручений по обработке входящих и исходящих
  • Напоминания и уведомления об изменениях, сроках обработки, согласования и подписания доверенностей
  • Возможность подписания доверенностей квалифицированной ЭП
  • Настройка интеграции с внутренними HR-системами
  • Автоматическое заполнение доверенностей персональными данными из HR-систем (при настроенной интеграции с HR-системами)


 

Готовы?

Давайте начнем.

«КОРУС Консалтинг» – ведущий партнер Microsoft в России по внедрению бизнес-решений. У нас лучшая команда, крупнейшая экспертиза и собственные готовые решения для каждого бизнеса.

наверх

рассчитать стоимость

задать вопрос